Was kostet eine Hausverwaltung? Kostenmodelle, Preisfaktoren und Vertrag

Die kurze Antwort

Was eine Hausverwaltung kostet, lässt sich nicht seriös in einer Zahl sagen. Der Preis hängt davon ab, welche Art von Verwaltung Sie beauftragen, wie groß und wie verteilt der Bestand ist, wie viel Gewerbe darin steckt, in welchem Zustand Objekte und Unterlagen sind und welche Leistungen über die Grundverwaltung hinaus vereinbart werden. Im Internet kursierende Euro-Beträge je Einheit sind deshalb nur begrenzt vergleichbar: Zwei Angebote mit gleichem Preis je Einheit können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten.

Wir nennen aus diesem Grund keine Pauschalpreise. Sie erhalten von uns ein Angebot nach Bestand, mit einem Leistungsverzeichnis, aus dem hervorgeht, was die Vergütung abdeckt und was gesondert berechnet wird. Dieser Beitrag erklärt, wie Hausverwaltungen üblicherweise abrechnen und wie Sie Angebote vergleichbar machen.

Die üblichen Abrechnungsmodelle

In der Praxis begegnen Eigentümern vor allem drei Modelle, oft auch in Kombination.

Pauschale je Einheit und Monat. Die Grundvergütung wird je Wohnung, je Gewerbeeinheit und gegebenenfalls je Stellplatz oder Garage berechnet. Das Modell ist einfach zu prüfen. Wichtig ist, dass der Vertrag definiert, was eine Einheit ist: Zählen Stellplätze, Lagerräume, Werbeflächen oder Mobilfunkanlagen auf dem Dach mit, und zu welchem Satz?

Prozentsatz der Mieteinnahmen. Die Vergütung bemisst sich an der Nettokaltmiete. Hier kommt es darauf an, ob die Sollmiete (vertraglich geschuldet) oder die Istmiete (tatsächlich eingegangen) zugrunde liegt. Bei der Istmiete trägt die Verwaltung einen Teil des Leerstands- und Ausfallrisikos mit, bei der Sollmiete nicht. Dieses Modell ist im Gewerbe verbreitet, weil Flächen und Mieten dort stark variieren.

Objekt- oder Gesamthonorar. Für ein Objekt oder einen ganzen Bestand wird ein fester Jahresbetrag vereinbart. Das passt, wenn Umfang und Aufwand gut absehbar sind, etwa bei einem Portfolio mit stabiler Mieterstruktur.

Unabhängig vom Modell sollte klar sein, ob Beträge netto oder brutto genannt sind. Hausverwaltungen stellen ihre Leistungen in der Regel mit Umsatzsteuer in Rechnung. Ob Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, hängt von Ihrer eigenen steuerlichen Situation ab, etwa davon, ob Sie für Gewerbeflächen zur Umsatzsteuer optiert haben.

Mietverwaltung, WEG-Verwaltung und Gewerbe: drei verschiedene Aufgaben

Der Begriff Hausverwaltung umfasst Tätigkeiten, die sich rechtlich und im Aufwand deutlich unterscheiden. Ein Preisvergleich ist nur innerhalb derselben Art sinnvoll.

Mietverwaltung. Die Verwaltung arbeitet im Auftrag des Eigentümers eines vermieteten Hauses oder Bestands. Zu ihren Aufgaben gehören Sollstellung und Mieteingang, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung, Mieterkommunikation, Instandhaltung und meist auch die Nachvermietung. Der Vertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag, dessen Inhalt und Laufzeit die Parteien weitgehend frei vereinbaren. Wird nur eine einzelne vermietete Eigentumswohnung betreut, spricht man von Sondereigentumsverwaltung.

WEG-Verwaltung. Hier ist der Auftraggeber die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwalter wird durch Beschluss bestellt (§ 26 Abs. 1 WEG), stellt jährlich einen Wirtschaftsplan und eine Jahresabrechnung auf (§ 28 WEG), bereitet Eigentümerversammlungen vor und setzt Beschlüsse um. Die Vergütung wird über das Hausgeld finanziert. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Gewerbeverwaltung. Gewerbemietverträge haben eigene Laufzeiten, Optionen, Wertsicherungsklauseln und oft eine Umsatzsteueroption. Dazu kommen technische Betreiberpflichten, die in Bürogebäuden und Geschäftshäusern umfangreicher sind als im Wohnhaus. Der Aufwand je Einheit ist deshalb meist höher, und die Vergütung wird häufig an Fläche oder Mieteinnahmen geknüpft. Mehr dazu unter Gewerbeverwaltung sowie in den Beiträgen zur Indexmiete im Gewerbe und zu den Betreiberpflichten.

Grundleistung und Sonderleistungen

Fast jeder Verwaltervertrag unterscheidet zwischen einer Grundvergütung und gesondert vergüteten Leistungen. Wo die Grenze verläuft, ist der wichtigste Punkt beim Vergleich von Angeboten.

Zur Grundleistung einer Mietverwaltung gehören typischerweise:

• Sollstellung, Mieteingangskontrolle und außergerichtliches Mahnwesen
• Objektbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Kontoführung
• jährliche Betriebs- und Heizkostenabrechnung
• Mieterkommunikation und Bearbeitung von Schadensmeldungen
• Beauftragung und Kontrolle von Dienstleistern wie Hausmeister, Reinigung und Winterdienst
• Überwachung von Wartungen und Prüffristen
• regelmäßige Begehungen und ein Bericht an den Eigentümer

Häufig gesondert vergütet werden:

• Nachvermietung, Exposés und Besichtigungen
• Begleitung größerer Instandsetzungen, Modernisierungen und Sanierungen
• Mieterhöhungen und Mietanpassungen, wenn nicht in der Grundleistung enthalten
• Vorbereitung gerichtlicher Verfahren und Zusammenarbeit mit Anwälten
• Übernahme ungeordneter Unterlagen aus einer Vorverwaltung
• zusätzliche Auswertungen für Gesellschafter, Banken oder Käufer
• bei der WEG-Verwaltung außerordentliche Eigentümerversammlungen

Für Sonderleistungen sollte der Vertrag einen Preis oder einen Stundensatz und eine Regel enthalten, wann sie vor Beginn freizugeben sind. Fehlt das, entstehen Diskussionen über jede Rechnung.

Wovon der Preis abhängt

Hinter dem Preis steht der Aufwand. Diese Faktoren bestimmen ihn am stärksten:

Zahl und Art der Einheiten. Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze verursachen unterschiedlich viel Arbeit. Ein Bestand mit hohem Gewerbeanteil braucht mehr Vertragsmanagement als ein reiner Wohnbestand.

Verteilung des Bestands. Hundert Wohnungen in einem Objekt sind anders zu betreuen als hundert Wohnungen in zwölf Häusern an verschiedenen Orten. Jedes Objekt hat eigene Konten, Abrechnungen, Dienstleister und Begehungen.

Zustand von Gebäude und Technik. Ein Instandhaltungsstau, alte Heizungsanlagen oder offene behördliche Auflagen erzeugen laufend Arbeit, ebenso Aufzüge, Lüftungsanlagen und Brandschutztechnik mit festen Prüffristen.

Mieterstruktur und Zahlungsmoral. Hohe Fluktuation, viele Rückstände oder laufende Streitigkeiten erhöhen den Aufwand im Mahnwesen und in der Kommunikation.

Datenlage bei Übernahme. Fehlende Mietverträge, unklare Kautionen oder nicht abgeschlossene Abrechnungen der Vorverwaltung müssen zunächst aufgearbeitet werden. Das ist oft der größte einmalige Aufwand bei einem Verwalterwechsel.

Anforderungen an das Reporting. Ein knapper Jahresbericht ist etwas anderes als ein monatlicher Soll-Ist-Bericht je Objekt und Gesellschaft, mehrsprachig und mit Datenexport für die Buchhaltung.

Besondere rechtliche Rahmenbedingungen. Denkmalschutz, soziale Erhaltungsgebiete oder geförderter Wohnraum bringen zusätzliche Genehmigungen und Nachweise mit sich.

Bei größeren Beständen verteilen sich feste Aufwände wie Kontenführung, Berichtswesen und Organisation auf mehr Einheiten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Systeme und Dokumentation. Ein belastbares Angebot entsteht deshalb erst nach Durchsicht von Mietliste, Verträgen und Objektdaten.

Worauf Sie im Verwaltervertrag achten sollten

Ein guter Verwaltervertrag macht die Leistung prüfbar. Diese Punkte sollten Sie vor der Unterschrift klären:

1. Leistungsverzeichnis. Welche Aufgaben sind mit der Grundvergütung abgegolten? Am besten als Anlage zum Vertrag, Punkt für Punkt.
2. Bemessungsgrundlage. Was zählt als Einheit, und bei prozentualer Vergütung: Sollmiete oder Istmiete, mit oder ohne Betriebskosten?
3. Sonderleistungen. Preis oder Stundensatz, Freigabegrenze und Abrechnung.
4. Laufzeit und Kündigung. In der Mietverwaltung sind Laufzeit und Kündigungsfrist frei vereinbar. In der WEG-Verwaltung kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
5. Preisanpassung. Ob und nach welcher Regel sich die Vergütung während der Laufzeit ändert.
6. Vollmachten und Freigabegrenzen. Bis zu welchem Betrag darf die Verwaltung Aufträge ohne Rückfrage erteilen?
7. Konten. Mieten und Rücklagen sollten auf Konten laufen, die dem Eigentümer oder der Gemeinschaft zugeordnet sind, nicht auf Konten der Verwaltung.
8. Berichtswesen. Rhythmus, Inhalt und Format der Berichte.
9. Vertragsende. Herausgabe aller Unterlagen und Daten, Frist dafür und Abrechnung offener Vorgänge.
10. Versicherung. Ob die Verwaltung eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung unterhält.

Wie ein Wechsel praktisch abläuft und welche Unterlagen Sie anfordern sollten, beschreiben wir im Beitrag Verwalterwechsel bei größeren Beständen und im Leitfaden Verwalterwechsel.

Sind Verwaltungskosten auf Mieter umlegbar?

Bei Wohnraum nein. Nach § 556 Abs. 1 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Was dazu gehört, regelt die Betriebskostenverordnung. Deren § 1 Abs. 2 Nr. 1 nimmt die Verwaltungskosten ausdrücklich aus: Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.

Eine Vereinbarung, die davon zum Nachteil des Mieters abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Das gilt auch für die Verwaltervergütung, die ein vermietender Wohnungseigentümer über das Hausgeld an die WEG zahlt: Sie gehört zu den Verwaltungskosten und darf in der Betriebskostenabrechnung des Mieters nicht erscheinen.

Eine Abgrenzung ist beim Hauswart nötig. Seine Kosten sind umlagefähig (§ 2 Nr. 14 BetrKV), aber nur soweit seine Tätigkeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Übernimmt der Hausmeister Verwaltungsaufgaben, ist dieser Anteil herauszurechnen.

Im Gewerbe ist die Lage anders. Die Betriebskostenverordnung gilt dort nicht unmittelbar, und Verwaltungskosten können vertraglich auf den Mieter umgelegt werden, wenn die Klausel klar und transparent formuliert ist. Einzelheiten im Beitrag Betriebskosten im Gewerbe.

Steuerliche Behandlung bei Vermietung

Wer eine Immobilie vermietet und Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt (§ 21 EStG), kann die Kosten der Hausverwaltung grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen. Werbungskosten sind nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen, und die Verwaltung eines vermieteten Objekts dient genau diesem Zweck. Für Wohnungseigentümer gilt das für den Anteil der Verwaltervergütung, der auf eine vermietete Wohnung entfällt.

Gehört die Immobilie zum Betriebsvermögen, etwa einer GmbH, sind die Kosten Betriebsausgaben. Bei selbst genutztem Eigentum gilt das grundsätzlich nicht. Wie sich Umsatzsteuer, Vorsteuer und Abgrenzungen im Einzelfall auswirken, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Wie wir ein Angebot erstellen

Wir verwalten Mehrfamilienhäuser und Wohnportfolios ab 20 Einheiten, auch verteilt auf mehrere Häuser, sowie Gewerbeobjekte ab 500 m² Fläche in Berlin, in Brandenburg, etwa in Potsdam, und bundesweit. Ein Angebot erstellen wir in drei Schritten:

1. Erstgespräch. Wir klären Bestand, Ziele, gewünschte Leistungen und Reporting.
2. Bestandsaufnahme. Wir sehen uns Mietliste, Verträge, Objektdaten und den Zustand der Unterlagen an, bei Bedarf auch die Objekte selbst.
3. Angebot. Sie erhalten eine Vergütung mit Leistungsverzeichnis, klar getrennt in Grundleistung und Sonderleistungen.

Welche Leistungen wir übernehmen, finden Sie unter Leistungen. Für ein Angebot erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder telefonisch unter 030 467 268 110.

Stand: 09.10.2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen

• § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV), gesetze-im-internet.de
• § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV), gesetze-im-internet.de
• § 556 BGB, Vereinbarungen über Betriebskosten, gesetze-im-internet.de
• § 26 WEG, Bestellung und Abberufung des Verwalters, gesetze-im-internet.de
• § 28 WEG, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, gesetze-im-internet.de
• § 9 EStG, Werbungskosten, gesetze-im-internet.de
• § 21 EStG, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, gesetze-im-internet.de

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.