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Datenschutzerklärung

Stand: 29.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

HEPA Immobilien GmbH
Kantstraße 154a
10623 Berlin
vertreten durch die Geschäftsführer Erkin Hepaydinli und Yetkin Hepaydinli

Telefon: +49 30 467 268 110
E-Mail: info@hepa-hausverwaltung.de

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter diesen Kontaktdaten.

2. Überblick

Diese Website kommt mit wenigen Daten aus. Wir setzen kein Google Analytics, kein Meta-Pixel und kein Retargeting ein. Einziger Werbedienst ist das Conversion-Tracking von Google Ads; zur Reichweitenmessung nutzen wir Cloudflare Web Analytics ohne Cookies. Beides nur, wenn Sie im Cookie-Hinweis „Akzeptieren“ wählen (Abschnitt 8). Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur,

Sollten wir weitere Analyse- oder Werbedienste einsetzen, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung vorher und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare betreibt ein weltweites Netz von Rechenzentren und liefert die Seiten jeweils über einen Server in Ihrer Nähe aus.

Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten werden in Server-Logfiles gespeichert. Sie dienen dazu, die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung der Website.

Cloudflare verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Wir selbst werten diese Server-Logfiles nicht aus und haben im genutzten Tarif keinen Zugriff auf einzelne Einträge. Die Speicherdauer richtet sich nach den Vorgaben von Cloudflare.

Da Cloudflare seinen Sitz in den USA hat, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Cloudflare, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Unternehmen hat die Europäische Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat Cloudflare Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

4. Schriften

Die auf dieser Website verwendeten Schriften sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Website werden keine Anfragen an Google Fonts oder andere externe Schriftanbieter gesendet.

5. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Unternehmen, Objektart, Größe des Bestands oder der Gewerbefläche, Standort der Objekte, Anlass, gewünschter Beginn und Ihre Nachricht, außerdem Datum und Uhrzeit der Anfrage und die Seite, von der aus Sie die Anfrage gesendet haben. Zur Abwehr massenhafter Anfragen speichern wir zusätzlich einen verkürzten, täglich wechselnden Hashwert Ihrer IP-Adresse. Aus ihm lässt sich die IP-Adresse nicht zurückgewinnen.

Speicherung: Ihre Anfrage wird in einer Datenbank bei Cloudflare D1 gespeichert, einem Datenbankdienst der Cloudflare, Inc. (Anschrift siehe Abschnitt 3). Die Datenbank ist mit der Datenhaltung in der Europäischen Union angelegt (Speicherregion Westeuropa).

Benachrichtigung per E-Mail: Damit wir Ihre Anfrage zügig bearbeiten, wird ihr Inhalt per E-Mail an unser Postfach übermittelt. Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland); eine Verarbeitung durch die Microsoft Corporation in den USA ist nicht ausgeschlossen, Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für den Versand nutzen wir den Dienst Resend der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Wir haben für den Versand die Server-Region EU (Irland) gewählt. Kontodaten und technische Versandprotokolle können dennoch in den USA verarbeitet werden. Plus Five Five, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Ergänzend gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Cloudflare, Resend und Microsoft sind für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig und verarbeiten die Daten nur nach unserer Weisung. Die Verträge zur Auftragsverarbeitung sind Bestandteil der Nutzungsbedingungen, die wir mit diesen Anbietern abgeschlossen haben.

Rechtsgrundlage: Richtet sich Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags, etwa eines Verwaltungsmandats, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Im Übrigen verarbeiten wir die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zu beantworten und Rückfragen zu klären.

Ihre Telefonnummer ist freiwillig. Geben Sie sie in dem dafür beschrifteten Feld an, sind Sie mit Anrufen zu diesem Zweck einverstanden: Wir rufen Sie nur an, um Rückfragen zu Ihrer Anfrage zu klären und, wenn Sie ein Angebot angefordert haben, dieses mit Ihnen zu besprechen; darüber hinaus nutzen wir die Nummer nicht. Zum Nachweis speichern wir die Fassung des Hinweistexts und der Feldbeschriftung, die Sie beim Absenden gesehen haben, mit Datum und Uhrzeit. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung holen wir für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht ein; sie ist dafür nicht erforderlich. Werbe-E-Mails senden wir Ihnen nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben.

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Davon ausgenommen ist nur ein Nachweisdatensatz, wenn Sie eine Telefonnummer angegeben haben: Name, Telefonnummer, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Fassung des Hinweistexts und Datum unserer Anrufe. Diesen Datensatz bewahren wir fünf Jahre ab der Anfrage und ab jedem Anruf auf und nutzen ihn ausschließlich als Nachweis gegenüber Behörden und Gerichten (§ 7a Abs. 2 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Inhalt Ihrer Anfrage, E-Mail-Adresse und Angaben zum Objekt gehören nicht dazu. Entsteht aus Ihrer Anfrage ein Vertrag, speichern wir die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO (sechs bzw. zehn Jahre).

Die Angaben im Formular sind freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage allerdings nicht beantworten.

Zählung der Formularschritte: Um zu sehen, an welchem Schritt Anfragen abgebrochen werden, zählen wir im Anfrageformular und im WEG-Formular, welcher Schritt erreicht wurde. Gespeichert werden Seite, Schritt, Zeitpunkt, eine zufällige Kennung, die nur für den einzelnen Seitenaufruf gilt und nicht in Ihrem Browser gespeichert wird, die Kampagnenangaben aus dem aufgerufenen Link (etwa utm_source und utm_campaign) und ob ein Mobilgerät genutzt wurde. Ihre Eingaben, Ihre IP-Adresse und Cookies werden dafür nicht verwendet; eine Zuordnung zu Ihrer Person ist uns nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Formulare verständlich und funktionsfähig zu halten.

6. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer entsprechen Abschnitt 5.

7. Download des Leitfadens

Den Leitfaden zum Verwalterwechsel können Sie direkt als PDF-Datei herunterladen. Dafür erheben wir keine personenbezogenen Daten; insbesondere müssen Sie keine E-Mail-Adresse angeben. Es fallen lediglich die technisch notwendigen Server-Logfiles nach Abschnitt 3 an.

Cookie-Hinweis. Beim ersten Besuch fragen wir, ob Sie dem Conversion-Tracking und der Reichweitenmessung zustimmen („Akzeptieren“) oder nur technisch notwendige Funktionen zulassen („Nur notwendige“). Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (Schlüssel hepa_einwilligung_v2), damit der Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erscheint (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite können Sie Ihre Wahl jederzeit ändern.

Google Ads Conversion-Tracking. Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) nutzen wir Google Ads Conversion-Tracking der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erst nach Ihrer Zustimmung wird das Google-Tag geladen. Gelangen Sie über eine unserer Google-Anzeigen auf die Website, wird ein Cookie gesetzt. Senden Sie eine Anfrage oder klicken Sie auf unsere Telefonnummer, erfahren wir und Google, dass jemand nach einem Anzeigenklick diese Aktion ausgeführt hat; eine Identifikation Ihrer Person erfolgt dadurch nicht. Inhalte Ihrer Anfrage, Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer übermitteln wir nicht an Google. Google verarbeitet dabei technische Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Cookie-Kennungen und die Klick-Kennung der Anzeige. Die Cookies speichert Google in der Regel bis zu 90 Tage. Personalisierte Werbung und Remarketing sind ausgeschaltet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Freiwillige Meldung Ihrer Anfrage an Google Ads. Kommen Sie über eine unserer Google-Anzeigen zu uns, steht in der Adresse eine Klick-Kennung (gclid). Nur dann zeigen wir im Formular ein zusätzliches, nicht vorausgewähltes Kästchen. Setzen Sie das Häkchen, speichern wir die Klick-Kennung mit Ihrer Anfrage sowie Datum, Uhrzeit und die Fassung des Einwilligungstexts, und übermitteln Google Ireland Limited in der Regel einmal wöchentlich die Klick-Kennung, den Zeitpunkt der Anfrage und die Art der Anfrage. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Inhalt Ihrer Anfrage übermitteln wir nicht. So erfahren wir, welche Anzeige zu einer Anfrage geführt hat, und können unser Budget danach ausrichten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Häkchen speichern wir die Klick-Kennung nicht, und Ihre Anfrage wird genauso bearbeitet. Die Klick-Kennung löschen wir nach der Übermittlung, spätestens 100 Tage nach Ihrer Anfrage. Haben Sie im Cookie-Hinweis bereits „Akzeptieren“ gewählt, meldet das Google-Tag die Anfrage selbst; eine zweite Meldung findet dann nicht statt. Eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine kurze E-Mail an die in Abschnitt 1 genannte Adresse genügt. Geht der Widerruf vor der Übermittlung ein, unterbleibt sie.

Reichweitenmessung mit Cloudflare Web Analytics. Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) binden wir ein Skript von Cloudflare Web Analytics ein (Cloudflare, Inc., siehe Abschnitt 3). Es erfasst, welche Seiten aufgerufen werden, von welcher Seite Sie kamen (Referrer), Gerätetyp, Browser, Land sowie Ladezeiten der Seite. Cloudflare setzt dafür keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und bildet keine Nutzerprofile; IP-Adressen werden nach Angaben von Cloudflare nicht zur Wiedererkennung verwendet. Wir erhalten nur zusammengefasste Statistiken. Die Messung dient dazu, unser Angebot zu verbessern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf der Seite widerrufen.

9. Terminbuchung über Calendly

Sofern auf unserer Website ein Link zur Terminbuchung angezeigt wird, führt er zum Dienst Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Erst wenn Sie den Link anklicken, gelangen Sie auf die Seite von Calendly; dort geben Sie Name, E-Mail und gegebenenfalls Telefonnummer und Anliegen ein, um einen Termin zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags). Calendly verarbeitet die Daten auch in den USA; Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von Calendly: calendly.com/privacy.

10. Empfänger

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, Sie eingewilligt haben oder es zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Als Auftragsverarbeiter sind für uns tätig: Cloudflare, Inc. (Hosting und Datenbank), Plus Five Five, Inc. (Resend, E-Mail-Versand) und Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, E-Mail-Postfach). Eine Weitergabe Ihrer Anfragedaten zu Werbezwecken findet nicht statt. Zu Google Ads siehe Abschnitt 8.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf einer Einwilligung: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Auf Ihre Einwilligung stützen wir auf dieser Website die Reichweitenmessung mit Cloudflare Web Analytics und das Google Ads Conversion-Tracking sowie die freiwillige Meldung Ihrer Anfrage an Google Ads (Abschnitt 8).

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung auf dieser Website oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.