Verwalterwechsel bei größeren Beständen: Was vorher geklärt sein muss

Der Wechsel scheitert selten am Willen

Wer mit seiner Verwaltung unzufrieden ist, entscheidet sich meist nicht über Nacht zum Wechsel. Der Ärger wächst über Monate: Abrechnungen kommen zu spät, Rückstände werden nicht verfolgt, Anfragen bleiben unbeantwortet. Wenn die Entscheidung dann fällt, soll es schnell gehen.

Genau hier entstehen die teuren Fehler. Eine Kündigungsfrist ist verstrichen, der Vertrag hat sich verlängert. Oder der Wechsel wird überstürzt vollzogen, ohne dass Unterlagen, Konten und Buchhaltungsstichtag geklärt sind. Bei einem Portfolio mit mehreren hundert Einheiten entstehen daraus Lücken, die Monate kosten.

Zuerst der Vertrag

Ob und wann gewechselt werden kann, steht im Verwaltervertrag. Drei Punkte entscheiden.

Laufzeit und Verlängerung. Viele Verträge verlängern sich automatisch um ein oder zwei Jahre, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Laufzeitende bedeutet ein um einen Tag verpasster Termin eine volle weitere Laufzeit.

Form und Zugang. Verlangt der Vertrag Schriftform, sollte die Kündigung so zugestellt werden, dass der Zugang beweisbar ist, etwa per Einschreiben oder durch Boten. Entscheidend ist der Zugang beim Verwalter, nicht die Absendung.

Vergütung zum Vertragsende. Manche Verträge sehen Sondervergütungen für die Erstellung der letzten Abrechnung oder die Übergabe vor. Die Herausgabe der Unterlagen ist allerdings eine Hauptpflicht des Verwalters und keine gesondert zu vergütende Zusatzleistung.

Bei Portfolios mit mehreren Objekten laufen die Verträge oft zu unterschiedlichen Terminen aus. Dann ist zu entscheiden, ob gestaffelt übernommen wird oder ob für einzelne Objekte Aufhebungsvereinbarungen geschlossen werden.

Besonderheiten bei Wohnungseigentümergemeinschaften

Für WEG-Mandate gilt seit der Reform 2020 eine eigene Regel. Der Verwalter kann nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung abberufen werden. Ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Die Bestellung eines neuen Verwalters erfolgt ebenfalls durch Beschluss.

Was der Altverwalter herausgeben muss

Der Verwalter muss nach § 667 BGB alles herausgeben, was er zur Ausführung seines Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Nach § 666 BGB schuldet er zudem Auskunft und Rechenschaft. Fordern Sie schriftlich, vollständig und mit konkretem Datum an.

Dazu gehören insbesondere: sämtliche Mietverträge mit Nachträgen und Anlagen im Original, die Mieterkorrespondenz, die Mietkonten je Vertrag mit Sollstellungen, Zahlungseingängen und Saldenfortschreibung, eine Liste der offenen Posten zum Stichtag, Kautionsnachweise je Mietverhältnis, die Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre mit Belegen und Umlageschlüsseln, Verträge mit Dienstleistern und Versorgern, Versicherungspolicen und Schadensakten, Prüfberichte und Wartungsprotokolle, laufende Mahn- und Gerichtsverfahren sowie Bauakten, Grundrisse und Flächenberechnungen.

Bei Gewerbeobjekten kommen hinzu: Nachweise zur Umsatzsteueroption, die Indexierungshistorie mit den letzten Anpassungsschreiben und die vollständige Nachtragsakte, die für die Formwirksamkeit der Mietverträge entscheidend ist.

Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen wegen offener Honorarforderungen hat der Verwalter nach der Rechtsprechung in der Regel nicht. Streit über das Honorar darf die Übergabe nicht blockieren.

Die drei kritischen Stellen

Kautionen. Mietkautionen sind nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen. Bei Übernahmen zeigt sich regelmäßig, dass Kautionen auf einem Sammelkonto ohne Zuordnung liegen, Zinsen nicht gutgeschrieben wurden oder Bürgschaftsurkunden fehlen. Lassen Sie sich für jede Kaution einen Einzelnachweis geben, bevor Sie übernehmen. Nach der Übernahme sind Sie es, den der Mieter beim Auszug in Anspruch nimmt.

Konten und Zahlungsverkehr. Klären Sie früh, auf wen die Objektkonten laufen. Laufen sie auf den Eigentümer, wechselt nur die Verfügungsberechtigung. Laufen sie auf den Verwalter, müssen neue Konten eingerichtet und alle Zahlungsströme umgestellt werden. Lastschriftmandate gehen nicht automatisch über. Das alte Konto sollte nach dem Stichtag noch mehrere Monate offen bleiben, weil Nachzügler kommen.

Betriebskostenabrechnung im Übergangsjahr. Der Abrechnungszeitraum ist geteilt, die Belege liegen bei zwei Verwaltern. Ohne ausdrückliche Vereinbarung erstellt am Ende niemand die Abrechnung. Bei Wohnraum läuft die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB aber weiter: Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.

Die Mieter informieren

Die Mieterinformation ist kein Höflichkeitsschreiben, sondern Schutz vor Zahlungsausfällen. Zahlt ein Mieter nach dem Wechsel an das alte Konto, weil er nicht informiert wurde, muss der Eigentümer diese Zahlung in der Regel gegen sich gelten lassen. Das Geld ist dann zunächst beim Altverwalter.

Bewährt hat sich ein erstes Schreiben an alle Mieter mit Stichtag, neuer Bankverbindung und neuem Ansprechpartner, und ein zweites Schreiben rund zwei Wochen nach dem Stichtag an alle, die noch auf das alte Konto gezahlt haben.

Buchhaltung und Datenübernahme

Bei größeren Beständen ist die Datenübernahme der aufwendigste Teil. Ein sauberer Stichtag, idealerweise ein Monatsende, ist Voraussetzung. Zu diesem Stichtag werden Stammdaten, Sollstellungen, offene Posten und Kautionen je Mietverhältnis übernommen und gegen die Kontoauszüge abgestimmt. Differenzen werden vor der Übernahme geklärt, nicht danach.

Denken Sie auch an Dritte, die auf regelmäßige Berichte angewiesen sind. Finanzierende Banken erwarten oft Mietlisten oder Kennzahlen zu festen Terminen. Ein Verwalterwechsel darf nicht dazu führen, dass eine vertraglich vereinbarte Berichtspflicht verfehlt wird.

Ein realistischer Zeitplan

Für ein einzelnes Objekt reichen oft 90 Tage: Vertrag prüfen und Angebote einholen, dann kündigen und Unterlagen anfordern, anschließend sichten und die Kontoumstellung vorbereiten, schließlich Stichtag und Mieterinformation.

Bei Beständen ab 100 Einheiten planen Sie eher vier bis sechs Monate. Nicht, weil die einzelnen Schritte länger dauern, sondern weil sich Lücken in den Unterlagen erst beim Sichten zeigen und nachgefordert werden müssen. Bei mehreren Objekten mit unterschiedlichen Vertragsenden kann eine gestaffelte Übernahme sinnvoller sein als ein gemeinsamer Stichtag.

Der Leitfaden zum Artikel

Wir haben die Punkte in einem Leitfaden zusammengestellt, mit Fristentabelle, Anforderungsliste für den Altverwalter, Zeitplan und Checkliste zum Abhaken. Er ist kostenlos und enthält kein Verkaufsgespräch.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.