Umsatzsteueroption bei Gewerbemietverträgen: Wann sie sich lohnt und woran sie scheitert

Warum steuerfreie Vermietung teuer werden kann

Die Vermietung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Für den Mieter klingt das angenehm, für den Eigentümer hat es einen Preis: Wer steuerfrei vermietet, darf die Vorsteuer aus Baukosten, Sanierung, Instandhaltung und laufender Bewirtschaftung nicht abziehen. Bei einem Gewerbeobjekt, das saniert oder neu errichtet wird, geht es schnell um sechsstellige Beträge, die dauerhaft beim Eigentümer liegen bleiben.

Deshalb erlaubt § 9 Abs. 1 UStG, auf die Steuerbefreiung zu verzichten. In der Praxis spricht man von der Option. Der Vermieter stellt dann Umsatzsteuer auf die Miete in Rechnung und kann im Gegenzug die Vorsteuer aus seinen Eingangsrechnungen geltend machen. Für den Mieter ist das neutral, solange er selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist: Er zahlt die Umsatzsteuer und holt sie sich vom Finanzamt zurück.

Die zwei Voraussetzungen

Die Option ist an zwei Bedingungen geknüpft, und an der zweiten scheitert sie regelmäßig.

Erstens muss der Mieter Unternehmer sein und die Fläche für sein Unternehmen nutzen. An Privatpersonen kann nicht steuerpflichtig vermietet werden, auch nicht die Garage zur Wohnung.

Zweitens verlangt § 9 Abs. 2 UStG, dass der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze verwendet oder verwenden will, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Die Finanzverwaltung lässt eine geringfügige schädliche Nutzung von bis zu fünf Prozent zu. Darüber hinaus ist die Option für die betroffene Fläche ausgeschlossen.

Für ältere Gebäude gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 2 UStG. Ob sie greifen, hängt vom Baubeginn und von der Nutzung ab. Bei Bestandsobjekten lohnt sich deshalb ein Blick in die Bauakte, bevor eine Option verworfen wird.

Welche Mieter die Option ausschließen

Unproblematisch sind Mieter, die selbst steuerpflichtige Umsätze erbringen: Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk, Steuerberater, Rechtsanwälte, Agenturen, Logistik.

Heikel sind Mieter mit steuerfreien Umsätzen. Dazu gehören Arztpraxen, Physiotherapeuten, Pflegedienste, Banken, Versicherungsmakler, private Schulen und Bildungsträger. Bei ihnen ist die Option in der Regel ausgeschlossen. Das gilt auch dann, wenn nur ein Teil ihrer Umsätze steuerfrei ist und die Fünf-Prozent-Grenze überschritten wird.

In gemischt genutzten Objekten wird flächenbezogen getrennt. Die Arztpraxis im ersten Obergeschoss wird steuerfrei vermietet, der Laden im Erdgeschoss steuerpflichtig. Die Vorsteuer aus gemeinsamen Kosten wird dann nach einem sachgerechten Schlüssel aufgeteilt, in der Regel nach Fläche.

Der Mietvertrag muss die Option tragen

Eine Option ohne passende Vertragsgrundlage ist ein Risiko. Der Gewerbemietvertrag sollte mindestens drei Punkte regeln.

Er sollte festhalten, dass die Miete zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer geschuldet ist. Fehlt diese Vereinbarung, gilt die vereinbarte Miete im Zweifel als Bruttobetrag, und der Vermieter muss die Umsatzsteuer aus ihr herausrechnen.

Er sollte den Mieter verpflichten, die Fläche nur für vorsteuerunschädliche Umsätze zu nutzen, und ihn bei jeder geplanten Änderung der Nutzung zur rechtzeitigen Anzeige verpflichten. Eine Untervermietung an einen Arzt kann die gesamte Rechnung verändern.

Er sollte schließlich regeln, dass der Mieter den Schaden trägt, der dem Vermieter durch eine vertragswidrige Nutzungsänderung entsteht. Ohne diese Klausel bleibt die zurückzuzahlende Vorsteuer beim Eigentümer.

Der Mietvertrag kann zugleich als Rechnung dienen, wenn er die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, insbesondere Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Mieter verlangen das zu Recht, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung verlieren sie ihren Vorsteuerabzug.

Der teuerste Fehler: Die Buchhaltung weiß nichts von der Option

In Übernahmen sehen wir immer wieder denselben Befund. Die Option ist im Vertrag sauber vereinbart, aber die laufende Buchhaltung bucht die Mieten weiter brutto. Die Umsatzsteuervoranmeldung stimmt dann nicht, die Betriebskostenabrechnung weist keine Umsatzsteuer aus, und dem Mieter fehlen korrekte Rechnungen.

Das fällt meist erst bei einer Außenprüfung auf und wird dann rückwirkend korrigiert. Die Umsatzsteuer wird nachgefordert, Zinsen kommen hinzu, und die Nachforderung beim Mieter ist mühsam, wenn der Vertrag die Frage nicht klar regelt.

Wer ein Gewerbeobjekt übernimmt, sollte deshalb nicht nur prüfen, ob optiert wurde, sondern ob Sollstellung, Buchhaltung, Rechnungsstellung und Betriebskostenabrechnung zur Option passen.

§ 15a UStG: Die Falle beim Mieterwechsel

Die gezogene Vorsteuer steht unter Vorbehalt. Ändern sich innerhalb von zehn Jahren ab der erstmaligen Verwendung die Verhältnisse, muss der Vorsteuerabzug nach § 15a UStG anteilig berichtigt werden. Jedes Jahr des Berichtigungszeitraums zählt mit einem Zehntel.

Ein Beispiel: Nach einer Sanierung mit 400.000 Euro Vorsteuer wird eine Etage zunächst an eine Werbeagentur vermietet, nach vier Jahren an eine Arztpraxis. Für die verbleibenden sechs Jahre wird die auf diese Fläche entfallende Vorsteuer anteilig zurückgefordert. Es gibt Bagatellgrenzen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, bei Gewerbeimmobilien werden sie aber selten unterschritten.

Deshalb gehört die Umsatzsteuer bei jeder Neuvermietung einer Gewerbefläche in die Prüfung vor Vertragsschluss, nicht in die Nachbereitung. Ein Mieter mit steuerfreien Umsätzen kann trotzdem der richtige sein, dann aber zu einer Miete, die den Vorsteuerverlust ausgleicht.

Leerstand ist kein Optionsverlust

Steht eine optierte Fläche leer, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, solange die Absicht zur steuerpflichtigen Vermietung besteht und belegt werden kann. Vermarktungsunterlagen, Exposés, Maklerbeauftragungen und Korrespondenz mit Interessenten sollten deshalb aufbewahrt werden. Wer die Absicht nicht nachweisen kann, riskiert, dass das Finanzamt den Leerstand als steuerfreie Verwendung behandelt.

Was Sie jetzt tun sollten

Legen Sie für jedes Gewerbeobjekt eine Übersicht an: welche Flächen optiert sind, welcher Mieter welche Umsätze erbringt, wann die Vorsteuer gezogen wurde und bis wann der Berichtigungszeitraum läuft. Prüfen Sie einmal jährlich, ob die Buchhaltung zur vertraglichen Lage passt. Und behandeln Sie jeden Mieterwechsel in einem optierten Objekt als steuerlichen Vorgang, nicht nur als Vermietung.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.